La Planificación de eventos ¿Qué es?

Un Evento puede ser organizado en función de los intereses comerciales o empresariales de una compañía o de una marca con el fin de trasladar un mensaje determinado a un público concreto para provocar una respuesta o generar una actitud.

El concepto actual y general de Evento tiene dos premisas fundamentales:

  • Los eventos no ocurren porque sí, sino que tienen que ser creados y organizados
  • Y los eventos solo tienen sentido si aportan algún tipo de experiencias al público objetivo.

¿Cómo es y cuál es la Planificación de Eventos?

Un evento tiene que ser planificado, organizado, gestionado y diseñado. Siempre debe ser concebido como un proceso. Además, para los asistentes, un evento es una experiencia en la que están involucrados y tienen que trabajar, estar atentos y participar.

Por lo tanto un Evento tiene que ser:

  • Un Acto en vivo porque la comunicación se produce en vivo y la experiencia es real.
  • El Evento tiene que ser Organizado y Planificado. Por eso, muchas veces se denomina “organización de eventos”. Además, tiene que estar dirigido hacia unos fines concretos de comunicación. Tiene que partir de unos objetivos concretos para que merezca la pena realizar una inversión. De esa manera demostrará su eficacia como herramienta, controlando sí el mensaje ha sido recibido tal y como se había planificado, y sí los objetivos de comunicación se han cumplido.
  • Un Evento tiene que dirigirse a un público concreto. Como cualquier herramienta de comunicación de marketing, busca comunicarse con un público determinado. Se tiene que identificar y seleccionar en función de los objetivos para provocar una respuesta o generar una actitud. El objetivo de cualquier evento es provocar una actitud: acercamiento hacia la marca, identificación con la empresa; o generar una respuesta concreta: prescripción de una marca o producto, compra,.. Porque esto es lo que va a justificar realmente la inversión realizada.

Según los objetivos que se tengan se puede hacer una clasificación de la Planificación de eventos:

  • Eventos de empresa y eventos corporativos: Son los Eventos que se desarrollan con objetivos empresariales, incluyendo los de dirección, los corporativos, los de comunicaciones, los de entrenamiento, los de incentivos, los de personal y relaciones entre los empleados, los de relaciones con los clientes.
  • Eventos con causa y de recaudación de fondos: Son los eventos benéficos, promovidos por grupos solidarios con el propósito de conseguir ingresos, apoyo y/o sensibilización.
  • Ferias y Exposiciones de Productos: Eventos cuyo objetivo es reunir a compradores y vendedores y a personas interesadas en ver y comprar.
  • Espectáculos y eventos de ocio: Son eventos de exhibición o de actuación periódicos o únicos en los que se puede pagar la entrada o ser gratuitos, creados con un objetivo de entretener.
  • Eventos de Imagen de Marca: Se consideran los eventos cuyo alcance y significado está relacionado con la imagen y el reconocimiento del promotor, a nivel nacional o internacional.
  • Eventos de Marketing: Eventos orientados a la estrategia de comercialización, que facilitan las relaciones entre compradores y vendedores, o como eventos para apoyar a los productos o servicios.
  • Reuniones o Convenciones: Eventos en los que se reúnen personas con propósito de intercambio de información, debate o discusión, formación y/o relaciones de equipo.
  • Eventos Sociales: Hacen referencia a eventos privados, sólo por invitación, para celebrar o conmemorar un acontecimiento cultural, religioso, de la comunicada, empresarial o social.
  • Eventos Deportivos: Eventos participativos o eventos en los que se observa un espectáculo deportivo. Incluyen actividades deportivas, recreativas y competiciones deportivas.

Esta clasificación no excluye a ningún tipo de Evento, ya que en muchos casos, un evento en concreto podría estar incluido en uno u otro apartado, o en dos a la vez.

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