Comunicación formal dentro de la organización

En una organización, los diferentes procesos de comunicación permiten mantener la coordinación entre las distintas partes y alcanzar así su característica esencial: la de ser un sistema, un todo. La acción coordinada y el trabajo en equipo contribuyen a lograr los objetivos estratégicos que se persiguen en una empresa, todo ello a través de una comunicación formal y organizada.

La comunicación es además un instrumento de cambio porque permite la introducción, difusión, aceptación e interiorización de valores y pautas de gestión que acompañan el desarrollo organizacional. Son los trabajadores a su vez, los que necesitan estar informados para sentirse parte activa de la organización y que esa participación reciba el adecuado reconocimiento, de este modo la comunicación incrementa la posibilidad de participación, favorece las iniciativas y moviliza la creatividad conviertiendose en un factor de integración, motivación y desarrollo personal.

La comunicación formal en la empresa

La existencia de una comunicación dentro de una organización contribuye a una mejora de la calidad de vida laboral y a la calidad del producto ofrecido, es por eso que en la búsqueda de la calidad aparece la comunicación como un elemento fundamental.

La comunicación efectiva entre los empleados es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier organización, siendo esta comunicación la que debe fluir en todos los sentidos:

  • La comunicación descendente va de la dirección o gerencia hacia el personal. Los gerentes y supervisores deben asegurarse de que los empleados que les reportan cuenten con toda la información que es necesaria para hacer su trabajo de una forma efectiva. Los mensajes que circulan de arriba abajo se refieren casi siempre a pedidos de información de rutina, también puede tratarse de ordenes, instrucciones o decisiones especificas relativas a acciones a encarar, medidas de organización o medidas personales.
  • La comunicación ascendente va del personal hacia la dirección, gerencia presidencia de la empresa. Porque los gerentes deben asegurarse que los empleados cuenten con los mecanismos necesarios y se vean obligados a mantenerlos informados acerca de los asuntos en la empresa. Los mensajes que circulan de abajo a arriba se refieren a las informaciones de rutina necesarias para el trabajo en los diferentes niveles de la empresa.
  • La comunicación horizontal es entre el personal de igual jerarquía. Este tipo de comunicación fluye entre los miembros de la empresa que se encuentran en el mismo nivel. La comunicación entre compañeros tiende a basarse en el entendimiento mutuo y tiene diversas funciones importantes que permiten compartir información, coordinar y resolver problemas entre las unidades, ayuda a resolver conflictos, permite la relación entre iguales, proporciona apoyo social y emocional en las personas y todos estos factores contribuyen a la moral y la eficacia.
  • Y por último, dentro de una empresa suele dar una comunicación disciplinaria que aparece con frecuencia en la actividad de un jefe, supervisor u otra autoridad.

En definitiva, la buena gestión de una comunicación formal dentro de una empresa debe alcanzar un objetivo básico: cubrir las necesidades de comunicación que presenten los individuos o grupos que conforman la organización. Porque en todas las áreas de la vida es muy importante una eficiente comunicación, ya sea formal o informal para que exista un entendimiento.